e-Mutabakatın Hukuki Geçerliliği
15.05.2018 16:25:44 - Erhan Cengiz - e-Mutabakat
Elektronik mutabakat ’ın hukuki geçerliliği konusu ile ilgili geçerli tüm kanunları aşağıda görebilirsiniz. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın dahi tebligatlarını 01.01.2016 dan itibaren tüm şirketlere elektronik olarak yapmaya başlamış olması ve mükelleflerini bu tebligatların doğuracağı cezai müeyyidelerden sorumlu tutması, E-fatura, E-defter ve E-arşiv ’in ardından E-tebligat ’ın devlet nezdinde dahi ne kadar kabul gördüğünü ortaya koymaktadır.
Tüm bu kanunları, piyasadaki teammülleri, işin doğasını ve mesleki gereksinimleri birlikte düşündüğümüzde E-mutabakat olarak konuya ilişkin mütalaamız şu şekildedir.
- Mevcut yasalara göre; iş ortaklarınızla bakiyenizi itiraza mahal bırakmayacak şekilde netleştirebileceğiniz en kesin yöntem bono düzenlenmesidir. Bono; Çek, Senet ya da Poliçe demektir. Bunun dışında düzenlenecek her türlü belge dava aşamasında bilirkişi ve hakim tarafından yardımcı delil olarak değerlendirilir.
- Bir bilirkişi borca ya da alacağa itiraz halinde incelemeye gittiği şirkette öncelikle defterlerdeki muhasebe kayıtları ile, bu kayıtlara ilişkin faturaları tespit eder. Gerek halinde sipariş ya da satın alma formlarına da bakılabilir. Mutabakat formu yardımcı delil olarak dosyaya girebilir.
- Yardımcı delil dahi olsa; formun geçerliliği; ıslak kaşe imzalı olmasına, huzurda imzalanmış olmasına ve imzalayanın sirkülerdeki yetkisine bağlıdır lakin ülkemizdeki pratiğe bakıldığında kaşe imzalı mutabakat formları çoğunlukla bu şartlardan oldukça uzaktır.
Bu bakımdan e-Mutabakat yoluyla alınan bir mutabakat teyidinin, faks üzerinden alınacak bir teyide göre herhangi bir dezavantajı yoktur, E-mutabakat ’ın ispatı loglanan IP, onaylayan kişi bilgileri ve zaman mührü sayesinde faksa göre daha kolaydır.
Kaldı ki; bu şekilde bir mutabakat formunu yüzlerce hatta binlerce mutabakat yapılacak iş ortağından düzenli aralıklarla (aylık ya da 3 ayda 1) temin edebilmek neredeyse imkansızdır.
- E-mutabakat, geleneksel yöntemin o haliyle dahi sürdürülememesi nedeniyle bir ihtiyaç olarak ortaya çıkmıştır. Burada esas hedef iyiniyet çerçevesinde dahi olsa mutabakatların sürdürülebilecek olmasıdır. Bakiyelerde mutabık kalındığında, sürümcemede kalmayan bakiyeler kolaylıkla tahsilata ya da çeke senede bonoya dönüşebilecektir. Bununla birlikte KEP ve e-İmza üzerinden onay alınacak bir e-Mutabakat daha kati bir sonuç sağlayabilir, E-mutabakat Bilişim A.Ş.’nin mevcut altyapısı bu 2 özelliği de destekler durumdadır. Her ne kadar şirketlerin KEP ve e-İmza konusunda ne kadar imtinalı davrandıkları ortada olsa da; en büyük 50 ya da 100 tedarikçi için bu süreç rahatlıkla kurgulanıp yürütülebilir. Ayrıca Nisan ayında kullanıma girecek olan Kamu Sertifikasyon Merkezi’nin zaman mührü ile elektronik ortamda alınan yanıtları tevsik etme imkanına da kavuşmuş olacağız.
- Öte yandan müşteri ya da tedarikçi kartları sisteme tanımlanırken iş ortaklarından temin edilen resmi belgelerin yanına mutabakat email adreslerini yazılı ve kaşe-imzalı olarak kendilerinden alıp dosyalamak, sonra da E-mutabakat esnasında bu mail adresini kullanmak diğer önemli bir artı olacaktır.
- Yukarıdaki gelişmelerin hayata geçirilebilmesi için mutabakatı yürüten ve yöneten kişilerin zamana ihtiyaçları vardır ve E-mutabakat sizlere bu zamanı daha ilk günden sağlayacaktır.
A.TÜRK TİCARET KANUNUNDA BAKİYENİN BELİRLENMESİ VE HESAP MUTABAKATI
MADDE 18-
(3) Tacirler arasında, diğer tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshe, sözleşmeden dönmeye ilişkin ihbarlar veya ihtarlar noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta sistemi ile yapılır.
MADDE 94-
III –
Bakiye
(1)
Sözleşme veya ticari teamül uyarınca, belirli hesap devreleri sonunda devre
hesabı kapatılır ve alacak ile borç kalemleri arasındaki fark belirlenir.
(2)Hesap devresi hakkında sözleşme veya ticari teamül yoksa, her takvim yılının son günü taraflarca hesabın kapatılması günü olarak kabul edilmiş sayılır. Saptanan artan tutarı gösteren cetveli alan taraf, aldığı tarihten itibaren bir ay içinde, noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza içeren bir yazıyla itirazda bulunmamışsa, bakiyeyi kabul etmiş sayılır.
MADDE 1525-
II –
Beyanlar, belgeler ve senetler
MADDE
1525- (1) Tarafların açıkça anlaşmaları ve 18 inci maddenin üçüncü fıkrası
saklı kalmak şartıyla, ihbarlar, ihtarlar, itirazlar ve benzeri beyanlar;
fatura, teyit mektubu, iştirak taahhütnamesi, toplantı çağrıları ve bu hüküm
uyarınca yapılan elektronik gönderme ve elektronik saklama sözleşmesi,
elektronik ortamda düzenlenebilir, yollanabilir, itiraza uğrayabilir ve kabul
edilmişse hüküm ifade eder.
(2) Kayıtlı elektronik posta sistemine, bu sistemle yapılacak işlemler ile bunların sonuçlarına, kayıtlı posta adresine sahip gerçek kişilere, işletmelere ve şirketlere, kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcılarının hak ve yükümlülüklerine, yetkilendirilmelerine ve denetlenmelerine ilişkin usul ve esaslar Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafından bir yönetmelikle düzenlenir. Yönetmelik bu Kanunun yayımı tarihinden itibaren beş ay içinde yayımlanır.
E-Tebligat sistemine dahil olmak zorunda olan mükelleflerimiz, süresinde bildirimde bulunmaz ise Vergi Usul Kanununun Mükerrer 355. maddesi uyarınca özel usulsüzlük cezası ile cezalandırılır. Bu mükelleflerimize re'sen oluşturulan internet vergi dairesi kullanıcı kodu, parola ve şifresi tebliğ edilerek E-Tebligat gönderimi başlatılır.
E-Tebligat Sisteminin Faydaları Nelerdir?
- Bilgi güvenliğini ve kişisel verilerin korunmasını sağlar.
- Hizmet kalitesini arttırır.
- Belgenin içeriğinin başkaları tarafından değiştirilemeyeceğini garanti eder, güvenilirdir.
- Fiziki ortamda haftalarca süren tebligat işlemi, elektronik tebligat sistemi ile saniyeler içinde gerçekleştirilir.
- Elektronik tebligat sisteminde, tebligatın ne zaman yapıldığını, gönderen kurumun ve alıcının kim olduğunu, gönderilen tebligatın ve eklerinin ne olduğunu, görüntülenebildiği için herhangi bir ihtilafa yer bırakmaz.
- Fiziki ortamda yapılan tebligatlar ücretli iken E-Tebligat ile yapılan tebligatlarda herhangi bir masraf bulunmadığından bütçeye katkı sağlar.
- E-Tebligat sistemiyle yapılan tebligatlar, kâğıt, zaman ve enerji tasarrufu sağladığı için doğanın, yeşilin ve insanlığın en büyük dostudur.